La ventana de inspección en Excel

Veamos un escenario que seguro que nos es muy familiar a muchos:
estamos construyendo un dashboard, con mucha información. Como es lógico, tiene vinculadas unas hojas de trabajo - con datos, supuestos, cálculos y de resultados. Al hacer cambios en los datos de entrada, estamos constantemente mirando en la hoja cálculos o resultados para comprobar si los números están calculando lo que necesitamos. Verdad, que te has visto en este escenario? Pues este ida y vuelta nos hace perder tiempo. Hay una solución mejor.

Utilizar la Ventana de Inspección!

Lo primero que obviamente te preguntarás es qué es la ventana de inspección. Pues la ventana de inspección en Excel es una herramienta que nos ayuda a supervisar los valores de determinadas celdas con el fin de que siempre tengamos a la vista su resultado aún cuando estemos trabajando en múltiples hojas.

Esta ventana es muy útil cuando se está probando los cálculos / modelo. Cuando se realizan cambios en los valores de entrada/supuestos, la ventana de inspección informa al instante de los valores de salida. Veamos un ejemplo a continuación para entender cómo la ventana de inspección te puede ayudar.

Imaginemos que tenemos unos datos de entrada sencillos, algo así:

Cómo sumar o contar tablas que han sido filtradas?

Ésta es una de esas preguntas que de vez en cuando uno se hace cuando se está trabajando con Excel. Si tengo una tabla con filtros, y la filtro por una o varias de sus variables, cómo puedo contar o sumar las celdas resultantes?


Una pregunta muy bien dirigida, y por supuesto que con una respuesta todavía mejor.

Lo primero, prepárense para un viaje intenso por el maravilloso mundo de la fórmulas en Excel, elijan un té o un café y allá vamos.

Imaginemos que tenemos una tabla definida en el rango A2:D12, esta tabla tiene fechas, países, producto y un valor cualquiera. Also así:



Ahora imaginemos que lo que queremos hacer es contar el número de veces que un tipo de producto aparece en la tabla cada vez que utilizamos un filtro, o sumar los valores de un tipo de producto cuando se ha filtrado la tabla.

BUSCARV para la última aparición

La función BUSCARV es una de las funciones más usadas en Excel y por una muy buena razón, ya que lo que hace es buscar la primera aparición de un valor específico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. Por lo que es muy útil. Pero dicha función tiene limitaciones. Hoy voy a cubrir una de ellas.

Así que BUSCARV busca la primera aparición de un valor específico, pero y si lo que busco es la última aparición, entonces cómo lo hago??

Cómo buscar la última aparición de una valor en una columna

Imaginemos que tenemos una tabla cómo la siguiente situada en el rango B4:C13.

Esta tabla ha sido registrada como Tabla1 (ver tutorial sobre Tablas aquí). Mediante una simple fórmula con BUSCARV podría buscar la primera aparición del tipo B, por ejemplo y que devolviese el Número correspondiente.

=BUSCARV("B",Tabla1,2,0) = 19

Pero usando esta función no habría manera de obtener el segundo o último valor del tipo B.

Listas desplegables dependientes con las funciones INDICE y COINCIDIR

El otro día vimos cómo crear listas depencientes desplegables en Excel utilizando la función INDIRECTO (INDIRECT en inglés) . Hoy os quiero mostrar otra manera de crearlas, esta vez utilizando las funciones INDICE (INDEX en inglés) y COINCIDIR (MATCH en inglés). Así sabremos 2 maneras de crearlas y luego cada cual puede utilizar la que más le convenga.

Veamos los pasos a realizar.

Tutorial sobre Excel Solver

Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis de hipótesis. Con Solver, se puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula en una celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión, o simplemente celdas de variables, que participan en el cómputo de fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado deseado para la celda objetivo.

Cómo instalamos Solver?

Para poder disfrutar de este complemento lo primero que hay que hacer es instalarlo:

1. Ir al menú Archivo

2. Seleccionar la opción Opciones

3. Seleccionar la opción Complementos