1.
¿Qué es formato
personalizado?
2.
Tipos de formato.
3.
Accesos rápidos.
4.
Trucos avanzados.
1. ¿Qué
es formato personalizado?
Excel permite personalizar el
formato de las celdas (customize). Personalizar significar darle un formato
especial, diferente de los genéricos que vienen por defecto: general, número,
moneda, etc.
El formato personalizado es un “maquillaje”
que se le da a la celda para que presente el dato de una manera determinada. Es
importante comprender que no altera el valor de la celda. Esta utilidad es muy
importante para entender este concepto. Nos permite cambiar la apariencia de la
celda sin cambiar el valor. Permite utilizar el valor de la celda en fórmulas.
Por ejemplo, si es necesario indicar un texto para entender mejor el valor, se
puede hacer con formato personalizado sin alterar el valor de la misma. Es
posible que se necesite indicar que el valor de la celda son “barriles”:
Con formato personalizado
cambiamos la presentación de la celda. Con formato condicional cambiamos SÓLO
la apariencia de la celda: básicamente colores de fuente, de fondo, etc. En función
del valor de la celda, o de otras celdas (con fórmulas). O incluso se puede
cambiar la apariencia a icono, barras de colores, etc.
Para un nivel más avanzado, es
posible combinar las 2 opciones, formato personalizado + formato condicional.
En el siguiente ejemplo, tenemos
dos columnas, gasto y presupuesto. En una tercera columna evaluamos mediante una
fórmula cuál es la diferencia. En la columna C hemos aplicado un formato personalizado:
dejamos el valor del resultado, pero cambiamos su presentación:
- Cambia de color la fuente a verde si es positivo, o rojo si es negativo. Se puede conseguir el mismo efecto con formato condicional.
- Añadimos un corazón para los valores positivos à no nos hemos gastado más del presupuesto. Añadimos un triángulo de peligro (y en rojo) si nos hemos pasado del presupuesto. Si queremos añadir iconos, también se puede hacer con formato condicional, pero estamos limitados a los iconos pre-definidos.
Podemos pasar de una presentación simple y sencilla:
A una presentación “con vida”, espectacular:
En la columna D, además hemos
incorporado formato condicional
- Cambiamos el color de la fuente en función de si es positivo o negativo (mismo efecto que con formato personalizado).
- Cambiamos el color del fondo. Sólo se puede hacer con formato condicional.
- Añadimos un icono: triángulo hacia abajo para valores positivos, triángulo hacia arriba para valores negativos. El icono queda en el color de la fuente.
En la columna E hemos incorporado
formato condicional. Se sustituye el valor de la celda por un icono y ocultamos
el valor de la misma. Se logra un efecto visual rápido. No importa el valor
sino, el indicador.
Es necesario tener claro qué queremos presentar para poder decidirnos por formato personalizado o formato condicional. O aplicar una combinación de ambos que nos permitan un resultado más “espectacular” de cara a una mejor comprensión de los datos que se presentan.
Es necesario tener claro qué queremos presentar para poder decidirnos por formato personalizado o formato condicional. O aplicar una combinación de ambos que nos permitan un resultado más “espectacular” de cara a una mejor comprensión de los datos que se presentan.
2. Tipos
de formato
En formato personalizado hay “plantillas” de formato predefinidas:
Un listado completo de las
plantillas presentadas:
Se puede añadir cualquier formato
que pueda ser útil para nuestro propósito. El formato es el siguiente:
<POSITIVO>;<NEGATIVO>;<CERO>;<TEXTO>
La primera parte, <POSITIVO>, será el formato que aparezca en la celda cuando el valor de la misma sea positivo. A partir del separador, el formato cuando sea negativo. En tercer lugar, el formato cuando el valor sea 0. Y por último el formato cuando sea texto. No es necesario indicar un formato para cada opción.
Según la configuración regional de tu país, el separador entre conceptos es la coma (,). En general, sistemas europeos prefieren “;” y sistemas ingleses prefieren “,”.
Debemos escribir en la celda,
debajo de tipo:
Se pueden utilizar los siguientes
caracteres:
$
|
Signo de dólar
|
+
|
Signo más
|
(
|
Paréntesis de apertura
|
:
|
Dos puntos
|
^
|
Acento circunflejo
|
'
|
Apóstrofo
|
{
|
Llave de apertura
|
<
|
Signo menor que
|
=
|
Signo de igualdad
|
-
|
Signo menos
|
/
|
Barra diagonal
|
)
|
Paréntesis de cierre
|
!
|
Signo de exclamación
|
&
|
"Y" comercial
|
~
|
Tilde
|
}
|
Llave de cierre
|
>
|
Signo mayor que
|
Espacio
|
un ejemplo en vídeo:
3. Accesos
rápidos
Los accesos rápidos son muy
útiles a la hora de aumentar nuestra productividad, reduciendo el tiempo para realizar
una acción. Respecto este tema hay algunos accesos rápidos que ayudan:
Ctrl + Mayúsc + $ à moneda (según
configuración local).
Ctrl + Mayúsc + % à porcentaje (con dos
decimales).
Ctrl + Mayúsc + 1 à Numérico estilo
millares
Ctrl + Mayúsc + 7 à Numérico estilo
científico
CTRL+ Mayúsc +# à Fecha con el día, mes
y año.
CTRL+ Mayúsc +@ à Hora con la hora y
minutos e indicar a.m. o p.m.
CTRL+ Mayúsc +! à Aplicar el formato
Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores
negativos.
4. Trucos
avanzados
Ø
Formato personalizado del ejemplo anterior.
[Verde]0 ♥;[Rojo]
(0) ▲;0
Ø
Formato personalizado de los “barriles”:
0
"barriles"
Ø
Formato personalizado con condición. En este
ejemplo, se diferencia si el valor es 1, se indica en singular. Si es mayor a
1, en plural:
0 [=1] "
barril"; [>1] " barriles"
Ø
Para poner el “corazón”, ir a insertar símbolo,
escoger la fuente y copiar el símbolo al portapapeles. Luego pegarlo en tipo
cuando se indique el formato personalizado. Interesante poder insertar símbolos
con la fuente Wingdings :
Para más detalles acerca del
formato personalizado, puedes consultar:
Autor
Francisco Javier Expósito
Soy ingeniero técnico por
vocación. Apasionado de los datos, las gráficas y las presentaciones. Me encanta
Excel y Power Point. Y Minitab para cálculos estadísticos. Sin olvidar VBA para
la vena creadora.
No dudes en contactarme si crees
que te puedo ayudar.
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