Escondiendo/mostrando un gráfico de Excel con un sólo clic o al cumplirse una condición

Hola. El otro día un lector y amigo me preguntaba cómo se podía hacer para tener un gráfico que se mostrara sólo si se cumpliese una condición o si lo quisiese el usuario. Así que decidí investigar y aquí os dejo lo que he trabajado. En el siguiente tutorial vamos a ver cómo crear esta apariencia con varias aplicaciones:

Imaginemos que tenemos la siguiente tabla:

En la tabla se puede ver los goles marcados por los 2 mejores jugadores del mundo en los últimos 6 años en la Liga española. Una barbaridad.

Obviamente se podría construir un gráfico rápidamente sobre esos datos, seleccionando la tabla y yendo a Insertar > Insertar gráficos de columnas, por ejemplo, con un resultado así:

Pero lo que queremos hacer aquí es mostrar ese gráfico si pasa algo:

• Crearemos una casilla de verificación y si el usuario la marca el gráfico se mostrará
• Crearemos un botón de opción y si el usuario elije la opción de mostrar el gráfico entonces se mostrará
• Vincularemos el mostrar el gráfico al resultado de una celda con 2 ejemplos, si el valor de la celda es mayor que 300 o si la celda contiene la palabra “fútbol”, entonces el gráfico se mostrará.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
RECUERDA QUE:

Tú puedes colaborar para seguir manteniendo este blog de una manera gratuita haciendo varios clics en los anuncios de la página. Como referencia, 2 clics por artículo. Muchas gracias por querer colaborar.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Lo primero que tenemos que hacer es asignar nombres al gráfico y a la opción de no mostrar el gráfico.

El gráfico creado anteriormente, digamos que está en el rango B3:G17 de la hoja llamada “Gráfico”. Así que vamos a Fórmulas > Asignar nombre y creamos un nombre nuevo (“grafico”) con ese rango, como se muestra en la imagen:

Ahora hay que hacer lo mismo para la opción de no mostrar el gráfico, para ello vamos a una celda en blanco (en mi caso, por ejemplo L6), y asigna un nombre (“singrafico”, cómo se ve en la siguiente imagen:

Bueno, pues ya tenemos 2 nombres asignados, uno el gráfico y el otro el que no mostrará el gráfico.

Lo siguiente a hacer será asignar un nombre nuevo (yo lo he llamado “Mostrargrafico”) a la fórmula que determinará si se muestra o no el gráfico. La fórmula en sí será una sencilla fórmula usando la función SI:

=SI(la_condición_a_elegir, mostrar_grafico, no_mostrar_grafico)

La parte de esa fórmula que es para mostrar el gráfico será el nombre que asignamos anteriormente al gráfico, en mi caso lo llamamos “grafico”, mientras que la parte que representa el no_mostrar_grafico lo llamamos “singrafico”.

Lo último que nos queda es elegir la condición a cumplir.

A.   Casilla de verificación:

Para insertar una casilla de verificación se ha de ir a la pestaña Desarrollador > Insertar > Controles de formulario y elegir la casilla de verificación, como se muestra en la imagen.

Una vez seleccionado, se ubica la casilla en la posición deseada.

Ahora se formatea para mostrar el texto que se desee. La casilla de verificación estará vinculada a una celda a elegir, de tal manera que al marcarla, la celda vinculada mostrará VERDADERO, y al desmarcarla mostrará FALSO.

Para vincular la casilla de verificación a una celda, haz clic derecho en la casilla y elige Formato de control.

El cuadro de diálogo Formato se control se mostrará, y ahí se ira al espacio donde pone Vincular con celda y se selecciona qué celda será la vinculada. En mi caso he elegido la celda I1 y le he asignado un nombre “CasillaVerificacion”.

Por lo tanto ahora cuando el usuario marque la casilla de verificación, entonces la celda I1 (CasillaVerificacion) mostrará VERDADERO y cuando se desmarque FALSO.

Ahora vemos cómo quedaría la fórmula a la que anteriormente asignamos el nombre “Mostrargrafico”.

=SI(CasillaVerificacion, grafico, singrafico)

Ya casi estamos, pero aún queda el último paso que veremos luego.

B.   Botón de opción

También se podría utilizar un botón de opción para obtener el mismo resultado. Para entender cómo funcionan los botones de opción te recomiendo ir al siguiente enlace: 

Controles de formulario - usando el botón de opción

En mi caso he creado los siguientes botones de opciones:

Como antes, estos botones han de estar vinculados a una celda, que en mi caso será I2 (a la que asigne el nombre “botondeopcion”). Al haber sólo 2 botones la celda tomará el valor 1 si el usuario ha indicado la opción Ver gráfico y el valor 2 si Esconder gráfico ha sido seleccionada.

Mi fórmula de Mostrargrafico (en este caso llamado Mostragrafico2, para dejar el anterior intacto) sería:

=SI(botondeopcion=1, grafico, singrafico)

C.   Si el valor de una celda es mayor que 300 o la celda contiene la palabra “fútbol”

En vez de utilizar casillas de verificación o botones de opción también se pueden vincular al resultado o valor de una celda. En mi caso voy a ver 2 ejemplos, uno mostrará el gráfico si la celda A19 tiene un valor superior a 300 y otro en el que se mostrará el gráfico si la celda A20 contiene la palabra “fútbol”. Para ello asignaremos nombres a las 2 condiciones, siendo Mostrargrafico3 para los valores mayores a 300 y Mostrargrafico4 para cuando contiene la palabra “fútbol”. Así tendríamos:

Mostrargrafico3 = SI(A19>300, grafico, singrafico)

Mostrargrafico4 = SI(SI.ERROR(HALLAR(“fútbol”,A20),0)>0, grafico, singrafico)

Bueno ya hemos visto cómo calcular Mostrargrafico-Mostrargrafico4. Lu último a hacer es lo siguiente:

Copiamos cualquier celda vacía en una hoja, y pegamos Imagen vinculada en cualquier ubicación.

Al haber copiado una celda vacía, lo que se verá será lo siguiente:

Y ahora lo que nos queda es cambiar ese =Truco!$I$3 por =Mostrargrafico o =Mostrargrafico2/=Mostrargrafico3/=Mostrargrafico4 .

Y ya estaría hecho. Ahora dependiendo de si la casilla de verificación está marcada o el botón de opción fue seleccionado o una celda tiene un valor mayor a 300 o contiene una determinada palabra, el gráfico se muestra.

Te ha gustado el artículo?

No te olvides de mostrar tu gratitud hacia el autor (yo) mediante una de las 3 siguientes acciones:

1. Puedes invitarme a un café pinchando en la siguiente imagen.

2. Puedes hacer clic en los anuncios mostrados en la página

3. Puedes recomendar el artículo en Google haciendo clic en g+1 (justo después del artículo), también puedes compartirlo en Facebook, y/o dejar comentarios.

Descárgate el archivo

Pincha en el siguiente enlace:   Esconder/mostrar gráfico

Aprende a crear los mejores dashboards 

Pincha aquí para ver los mejores ejemplos.

Subscríbete y recibe todos las entradas por email

Para ello regístrate suministrando tu email en el sitio "Recibe los trucos en tu email" del menú de la derecha.

O sígueme por las redes sociales

Facebook, Twitter, Youtube y Google+