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miércoles, 6 de diciembre de 2017

Elegir el gráfico correcto en Excel - 2a parte

Hola!

Pues seguimos con el tema de elegir el mejor gráfico posible.

Aquí tienes la primera entrega (no dejes de echarla un vistazo! elegir el gráfico correcto en Excel - 1a parte )

Ejemplo 3.

Encontré por internet una estadísticas comparativas de jugadores de fútbol para el FIFA 18.

En fin, que sería interesante ver cómo poder representarlas visualmente de la mejor manera.
Los jugadores a comparar son Cristiano Ronaldo, Lionel Messi, Pelé y Maradona.

Ahí van los datos:


Pues con los datos en la mano, veamos cómo se podría representar esta tabla.

1) Gráfico de radar




2) Gráfico de columnas





3) Gráfico de barras




4) Gráfico de líneas






Aclaremos que el formato dado, existen en las opciones rápidas de gráficos que existen en Excel. Lo importante aquí no es si ver si pondría etiquetas o no, o si los colores son los apropiados, o dónde poner la leyenda, etc. eso dependerá de nuestro estilo, de donde esté insertado etc. Lo importante aquí es ver qué tipo de gráfico usar.

Y cuál crees que sería mejor?

Si elegiste el gráfico de líneas o el gráfico de radar echa un vistazo más de cerca.

El valor de cada faceta para cada futbolista es claramente comparable con un gráfico de barras o columnas. Pero no en el de radar.

También el gráfico de líneas es incorrecto porque las distintas facetas no muestran ninguna tendencia, son mutuamente excluyentes. El gráfico de líneas se adapta bien a una tendencia.



Ejemplo 4.

Veamos ahora cuándo usar un gráfico de líneas.

Imaginemos los siguientes datos para ventas para 2 regiones.


Y nos gustaría mostrar las ventas acumuladas por región. De tal manera que las calculamos rápidamente.


Ahora representemos visualmente estos datos.


1) Un gráfico de áreas




 2) Un gráfico de columnas




 3) Un gráfico de líneas




Cómo se puede observar bastante bien, si lo que se quiere es mostrar una tendencia, el mejor gráfico a utilizar es el gráfico de líneas, ya que está diseñado básicamente para ello.


Ejemplo 5.

Imaginemos ahora que tenemos datos mostrando la tendencia en % de contribución de cada producto para las ventas totales por año. Los datos serían algo así.



Veamos cómo sería su representación visual.


1) Gráfico de columnas 100% apiladas





2) Gráfico de área




 3) Gráfico circular


Bueno, aquí se puede ver que la gráfica de áreas (2) y el gráfico circular (3) se vuelven muy difíciles de leer. Además para el gráfico circular, se ha de notar que hay 6 gráficos (1 por año) y que se tarde tiempo en crearlo.

Por contra el gráfico de columnas 100% apiladas, permite ver la comparación por producto/año de una manera sencilla. También añadí líneas de las series para una más sencilla interpretación.

Buen, pues aquí lo dejo por hoy. Todavía queda la tercera parte de la trilogía.



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miércoles, 29 de noviembre de 2017

Elegir el gráfico correcto en Excel - 1a parte

Hola a todos los lectores.

Hoy quiero hablar de una de esas cosas en Excel que de verdad me enfadan. Veo muchas veces en presentaciones o en informes cómo existe un gráfico que supuestamente nos tiene que transmitir información, y que desgraciadamente lo hace de una manera confusa, por ser el gráfico incorrecto.

Es bien sabido que a todos nos gusta impresionar al jefe o manager o compañero de trabajo o quien sea, y a veces para hacer eso mostramos un gráfico con mucho color o algo así como fuera de lo normal, y acabamos cometiendo un error de bulto, y es que el gráfico se consumó para transmitir información razonable, eficaz y rápida, y esos "efectos especiales" que le queremos transmitir lo que hace es interferir con el objetico inicial.

Veamos lo que quiero decir con unos ejemplos:

Ejemplo 1.

Imaginemos que tenemos los siguientes datos:




martes, 21 de noviembre de 2017

Gráfico de Infografía en Excel - 2a parte


Buenos días.

Hace poco puse un post sobre infografías que tuvo una recepción muy buena (aquí lo dejo http://elsabiodeexcel.blogspot.com/2017/10/grafico-de-infografia-en-excel-1a-parte.html).

Pues hoy vamos a ver la segunda parte...

En la 2a parte de los Gráficos de Infografías, quiero compartir para crear esta información interesante en Excel. Aquí tenemos un solo ícono humano, que dinámicamente se llena dependiendo del valor elegido en el menú desplegable. Mira la imagen.




Y esta imagen.



domingo, 15 de octubre de 2017

Gráfico de Infografía en Excel - 1a parte

Hoy en día vemos muchas infografías en informes, en internet, en los periódicos...

Que qué es una infografía??

Pues de acuerdo a Wikipedia, la infografía es una representación visual informativa o diagrama de textos escritos que en cierta manera resume o explica figurativamente; en ella intervienen diversos tipos de gráficos y signos no lingüísticos y lingüísticos (pictogramas, ideogramas y logogramas) formando descripciones, secuencias expositivas, argumentativas o narrativas e incluso interpretaciones. La presentación gráfica figurativa envuelve o glosa los textos y puede o no adoptar la forma de una secuencia animada incluso con sonidos. De intención ante todo didáctica, la infografía nació como un medio de transmitir información gráficamente de forma más dinámica, viva e imaginativa que la meramente tipográfica. A los documentos elaborados con esta técnica se los denomina infogramas.

Muchas de las infografías que vemos no están desarrolladas en Excel... pero se podrían hacer?

Veamos!




martes, 10 de octubre de 2017

Cómo calcular cuántas veces una palabra aparece en una frase en Excel

Hola buenos días a todos.

El otro día un lector me propuso el siguiente problema: cómo calcular el número de veces que una palabra aparece en una frase en Excel. Pensé que a lo mejor había muchos lectores que podrían en un momento dado encontrarse con un problema similar y decidir escribir el post.

Imaginemos que tenemos los siguientes datos.




Y lo que necesitamos es calcular el número de veces que la palabra en la columna B aparece en la frase de la columna C.

Esta situación se puede resolver con una fórmula no muy compleja.

Veamos cómo!

lunes, 2 de octubre de 2017

3 errores comunes al escribir la función BUSCARV en Excel

Hola

Has estado alguna vez en una situación en la que tu función BUSCARV no funciona y no sabes porqué?

Déjame rescatarte los 3 errores más comunes usando la función BUSCARV.

1. Tener espacios (fantasmas) en los datos o valores de búsqueda

miércoles, 13 de septiembre de 2017

Usar la herramienta de cámara para hacer gráficos dinámicos en Excel

Hola!!

Excel tiene algunas características únicas y una de ellas es la herramienta de cámara. A priori no parece que sea gran cosa. Pero la herramienta de la cámara cuando se combina con una fórmula y botones de opciones, puede ayudar a hacer un gráfico dinámico bastante impresionante.

Veamos cómo!


Así que digamos que tenemos estos datos ..

Como se puede ver es una división de ingresos por mes y clientes. De estos datos hacemos 2 gráficos.



Pero nuestro objetivo es mostrar un gráfico cada vez (ya sea ventas por mes o por cliente)

lunes, 28 de agosto de 2017

La función Desref y sus aplicaciones en Excel - 2a parte


Hola buenos días, buenas tardes o buenas noches, según os pille.

La semana pasada escribimos sobre la increíble función DESREF (aquí dejo la entrada en caso de que no pudieras leerla http://elsabiodeexcel.blogspot.com/2017/08/la-funcion-desref-y-sus-aplicaciones-Excel-1.html) y el feedback que he recibido ha sido muy bueno. Muchas gracias! Se agradece trabajar así cuando veo que los lectores aprecian el esfuerzo hecho (también se puede agradecer de otra manera, mira el final de esta entrada). No olviden que requiere mucho esfuerzo sacar tiempo para investigar y escribir para que vosotros los lectores puedan aprender de una manera gratuita.

Bueno, pues hoy vemos cómo podemos aplicar esta incredible función DESREF.


Aplicaciones de DESREF


miércoles, 23 de agosto de 2017

La función Desref y sus aplicaciones en Excel - 1a parte

Hola buenos días, buenas tardes o buenas noches, según os pille.

La semana pasada puse una entrada sobre cómo hacer que BUSCARV vaya más rápido,  y recibí algunos mensajes en privado, de cómo valoraban la entrada. Igual que yo! Ojalá, y lo digo sinceramente hubiera sabido ese truco en mis años de analista de datos en Londres. La de tiempo que habré perdido esperando a que el BUSCARV actualice...  Eso, es lo bueno de aprender BIEN las funciones y de los usos que te pueden dar.... 

Por eso hoy quiero hablar de otra función que te puede ayudar MUCHISIMO! Esa gran desconocida para muchos llamada función DESREF.


La función de DESREF es una de las más importantes en la familia de las funciones de búsqueda y nos trae nuevas posibilidades en Excel, pero se sugiere utilizarla con precaución debido a su naturaleza volátil. Veamos esta función y sus aplicaciones en profundidad!

Sólo para poder explicarlo mejor vamos a dividir la sintaxis DESREF en 2 partes (el básico y avanzado)

lunes, 14 de agosto de 2017

Cómo hacer que BUSCARV vaya más rápido cuantos teneos gran cantidad de datos en Excel

Hola lectores

Hoy les quiero mostrar un super truco, que seguro que a mucho analistas les va a venir muy bien.
Es más, ojalá hubiera sabido yo esto hace tiempo, ya que me hubiera ahorrado mucho pero mucho tiempo.

A veces cuanto tenemos muchos pero que muchos datos, digamos que 100.000, intentar ejecutar un BUSCARV puede llegar a tardar bastante tiempo, desde 10-20 segundos  a incluso minutos, dependiendo del procesador de tu ordenador.

Pues bien, veamos hoy 

Cómo hacer que BUSCARV vaya más rápido cuantos tenemos gran cantidad de datos en Excel

Para aquellos que no andan muy familiarizados con la función BUSCARV, aquí les dejo un pequeño tutorial la función BUSCARV (VLOOKUP en inglés)


Al aplicar BUSCARV en datos grandes (digamos 100 mil filas o más) a menudo se ven agobiados por hojas de cálculo extremadamente lentas o incluso a veces por esta dulce notificación.





Y ya sabemos como nos hace ésto sentir! NOOOOOO!!!  # $% Auytiuyoidqjsjfas AARRGGHHH !.

Una de las maneras de acelerar este proceso sería usar PowerPivot (que es genial!) pero si por algún motivo aún no han hecho la transición a PowerBI, si es eres como muchos, pues en ese caso vamos a explorar juntos este truco ..


La parte increíble es que es sumamente simple! Ya veréis!

martes, 8 de agosto de 2017

Diferentes respuestas a la pregunta de la semana pasada

La semana pasada os puse un test, y he de decir, que estoy un poco desilusionado de la poquita cantidad de personas que tomó parte en él, pero supongo que así es la vida!

Espero que para el próximo haya más personas.

Aún así, recibí algunos comentarios sobre cómo hacerlo y eso es lo que me gustaría comentar hoy.

Para ver el test y descargar el archivo, se puede hacer aquí

Básicamente el test era el siguiente, teniendo una tabla de alumnos y asignaturas con sus correspondientes puntuaciones, la pregunta era: 

Utilizando una sola fórmula,  qué asignatura obtuvo la calificación más baja para cualquier estudiante?


La tabla de datos en cuestión era esta.


Bueno, pues veamos CÓMO resolverlo.

martes, 1 de agosto de 2017

Test de Excel - Pregunta. Encuentra la asignatura con la menor puntuacion para cualquier estudiante

Hola, estos días he estado leyendo muchas cosas por internet y entre ellas me decidí que era hora de escribir una entrada para hacer un pequeño test de Excel a los lectores.

Ahí va el Challenge!

Imaginemos que tenemos una tabla como la siguiente.

Estudiantes Matemáticas Química Física Dibujo Técnico Informática
Sandra 60 66 72 73 56
Gloria 74 77 71 70 62
Pedro 87 72 53 57 84
German 84 48 85 95 93
Ana 79 84 47 60 92
Andrea 66 95 87 75 56
Lisa 88 88 94 60 50

Ahora la pregunta a resolver es... 

miércoles, 26 de julio de 2017

Cómo personalizar los marcadores en un gráfico en Excel

Hola buenas.

En pleno verano donde estoy es más difícil encontrar tiempo para escribir una entrada, pero allá vamos.

Hoy vamos a ver como se pueden personalizar los marcadores en un gráfico de Excel. Mira el siguiente gráfico.





Como se puede ver en el gráfico los marcadores del gráfico tienen un teléfono móvil o celulares como se conocen en América Latina. 

No seré yo el que te diga que es mejor así, o que me gusta mucho, pero hay gráficos en los que queda más razonable. Por ejemplo.



Todos son datos inventados.

En fin, que depende de ti claro está si prefieres los gráficos así.

Bueno pues veamos cómo se hacen.


sábado, 1 de julio de 2017

Alternativa a Ctrl + C (Copiar) y Ctrl + V (Pegar) en Excel

Hola a todos y todas. Hoy quiero comentarle un truquito en caso de que no lo conozcan!

Una práctica común para copiar y pegar en Excel es utilizar los atajos de teclado para Copiar (Ctrl + C) y Pegar (Ctrl + V). Ctrl + C y Ctrl + V a primera vista parecen bastante eficiente, pero existe todavía un truco mejor y aún más inteligente


Y cúal es?

domingo, 25 de junio de 2017

10 trucos sobre AutoSuma y la función Suma - 2a parte

Pues aquí va la segunda parte... 5 trucos más!

Para ver la 1a parte haz clic aquí


Segunda Parte:

Truco #6 Total de filas filtradas




  • Si se desea que el Total se actualice cuando se filtren las filas, se puede utilizar la función SUBTOTALES en lugar de la función SUMA
  • =SUBTOTALES(9,Rango) en mi caso Rango puede ser C2:C10, o include C1:C11
  • El número 9 representa sólo la suma de filas visibles cuando se aplica el filtro

Aconsejo leer este artículo para entenderlo mejor:



Truco #7 Suma de la filas visibles




Se puede calcular la suma de SÓLO las celdas visibles, mediante la funciones SUBTOTALES y el índice 109.
  • Toma nota que las filas de la 4 a 7 se han ocultado manualmente y no con un filtro
  • Siempre que trabajemos con filas ocultas manualmente se ha de usar esta fórmula =SUBTOTALES(109, Rango) en mi caso C2:C10
  • El número 109 representa sólo la suma de filas visibles especialmente cuando las filas se ocultan manualmente



Truco #8 Total general de Subtotales en un solo rango






  • Cuando se está intentando tomar un total general de subtotales múltiples es mejor utilizar la función subtotales en todas partes
  • Observa que los subtotales por vendedor también se hacen usando Subtotales
  • Y el Total General también se hace usando Subtotales. Esto evita que se sumen las celdas dos veces





Truco #9 Totales acumulativos




Para calcular totales acumulativos, simplemente bloqueamos la primera parte (con el signo $) del rango de suma y luego arrastramos la fórmula hacia abajo.







Truco #10 Ignorando errores en el rango de Suma


Cuántas veces los errores molestan a la hora de calcular totales?

Para ello tenemos la genial función AGREGAR.


  • Para ignorar los valores de error, utilizamos la función Agregar
  • El número 9 es el número de función para la suma
  • El número 6 significa que ignora los valores de error

Y ya está! Cuántos de estos no sabías? Déjame un comentario abajo. Muchas gracias


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