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lunes, 18 de enero de 2016

Usando Subtotales y Totales en Excel

Hola, hoy quiero hablar de subtotales y totales. Seguros que muchos de vosotros los usan.

Hay muchas veces que se necesita tener subtotales y totales en la misma columna. La solución más fácil sería poner subtotales y totales en diferentes columnas (como hacen los contadores a menudo), pero esto no siempre es práctico. En estos casos, hay tres enfoques diferentes que se puede utilizar.



1. Con la función SUMA


El primer enfoque es colocar varios subtotales, si lo deseas. Luego, cuando llega el momento de colocar los totales, sólo tiene que utilizar la función SUMA modificada. Por ejemplo, si se desea conseguir un total para un rango A10:A32 y hay subtotales intercalados en la columna, se utiliza esta fórmula para obtener el total:

=SUMA(A10:A32)/2

Esto funciona porque la suma de los subtotales simplemente duplica el valor real de la columna. 


2. Con la AUTOSUMA

La segunda forma es utilizar la función Autosuma de Excel, accesible desde el menú de Inicio. Introducimos los subtotales como antes en la columna. Cuando estemos listos para agregar el total, seleccionamos todas las celdas que desea sumar, así como la celda donde queremos que aparezca el total. Así que si quieres un total para el rango B2:B15 (que incluye algunos subtotales), y deseamos que el total aparezca en B16, seleccionamos todas las celdas B3 a B16. Luego hacemos clic en Autosuma. El total insertado por Excel en B16 es la suma de todos los subtotales en la columna.

=SUMA(B15,B11,B6)

siendo B15, B11 y B6 celdas que tienen los Subtotales

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3. Con la herramienta Subtotal

Si nuestros datos están bien definidos (encabezados, varias columnas, etc.), entonces es posible lo mejor sea utilizar la herramienta Subtotal, ubicada en la pestaña Datos y en la sección esquema.



Particularmente este sistema funciona bien si se necesita subtotales basado en un cambio del valor de una columna. Por ejemplo, se puede tener una tabla que enumera las regiones en una columna, los productos en otra columna, y el valor en la otra. Podemos insertar subtotales y totales para esta tabla siguiendo estos pasos:

1. Ordenar la tabla por regiones de las columnas.
2. Ir a Datos
3. Dar en Subtotal en el grupo de esquema. Excel muestra el cuadro de diálogo subtotales.




4. Asegurarse de que "para cada cambio en" en la lista desplegable esta Región seleccionado. (Esto indica dónde Excel insertará subtotales.)

5. La lista desplegable "Usar Función" debe mostrar Suma
6. "Agregar subtotal a" selecciona las columnas de subtotales que hay que añadir.
7. Es importate asegurarse de que está seleccionada la casilla de verificación "Resumen debajoj de los datos". (Esto inserta el total que se necesita)
8. Hacemos clic en Aceptar.






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