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lunes, 28 de diciembre de 2015

El calendario en Excel para el 2016!

Bueno, pues como ya estamos casi entrando en el 2016, hay que decir dos cosas.

La primera:

*******************************

           FELIZ 2016

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Y la segunda, es dejaros un calendario en Excel para el año 2016.


Este calendario tiene:



  • Calendario de una página

  • Plan de eventos diarios

  • 1 mini calendario

  • Calendario mensual, imprimible en 12 paginas

  • Vale para cualquier año, simplemente pon el año que desees en la hoja 'entero'

lunes, 21 de diciembre de 2015

domingo, 13 de diciembre de 2015

Ahorra tiempo y papel con áreas de impresión en Excel

Aquí os dejo un consejo muy simple pero eficaz: Usa las áreas de impresión.

Ah .. pero qué es un área de impresión?

Imaginemos que estamos mirando un informe o un dashboard en una hoja de Excel. Ahora, esa hoja también tiene algunos cálculos, algunas cosas extra a la derecha del informe. Pero cuando queremos imprimir no necesitamos esos elementos adicionales. Sólo queremos el informe. Aquí es donde las áreas de impresión pueden ayudar y mucho.

Al configurar un área de impresión, Excel imprimirá sólo el contenido de área de impresión. Nada más.

Cómo configurar áreas de impresión:

Hay sólo 2 pasos.

1. Seleccione el rango que desea imprimir
2. Ir a la página Diseño de Página >> Áreas de impresión y hacemos clic en "Establecer área de impresión"




El área de impresión está listo. Ahora al imprimir (o guardar como PDF) de la hoja de cálculo, Excel sólo imprimirá el contenido del área de impresión que hemos establecido. Esto ahorra un montón de tiempo y papel.

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domingo, 29 de noviembre de 2015

Cómo forzar al usuario a habilitar las macros en Excel

Hola, lo que les quiero comentar es una se esas siatuaciones que pasan de vez en cuando. Uno crea un dashboard muy práctico y bueno para la empresa, pero recibe una llamada de alguien de otro departamento diciendo que el dashboard no les funciona. Después de investigar un poquito, te das cuenta de que la principal razón del porqué no funciona es porque no han habilitado las macros.

Para utilizar cualquier macro en Excel, los usuarios deben "Habilitar" las macros. Es decir, tienen que dar permiso a Excel para utilizar macros de ejecución. Se puede hacer esto haciendo clic en la advertencia de seguridad que aparece por encima de la barra de fórmulas.



La conclusión es que podemos escribir todas las mejores macros en el mundo, pero nunca se usarán a menos que los usuarios "Habiliten las macros". Esto plantea la pregunta de si se puede obligar a los usuarios a habilitar las macros? La respuesta es sí - con un poco de engaño.

domingo, 22 de noviembre de 2015

Formateando mejor en cuestión de minutos

Hoy quiero mostrar un ejemplo que vi hace poco. Imaginemos que tenemos un informe regional de ventas de una empresa cualquiera. Algo así:



Se pueden observar perfectamente, las regiones, las ventas totales, el número de ventas y los 3 comerciales que mas venden.


Pero aun pudiendose observar todo esto, estaría mejor formatearlo para que todo se viese mejor... y más aún si eso te lleva 1 o 2 minutos.



domingo, 15 de noviembre de 2015

Reconciliación de débitos y créditos utilizando el complemento Solver

Hola fans de Excel

Hoy quiero hablar de un problema difícil y muy frecuente que se encuentran los contables o contadores y profesionales de las finanzas.

Digamos que tenemos 5 clientes y cada uno de ellos tienen que pagarnos algo de dinero. En lugar de pagar el total de una sola vez, nos lo pagan en 30 pequeñas transacciones. El importe total de estas transacciones coincide con la cantidad que han de pagar pero nosotros no sabemos qué cliente paga qué cantidad. ¿Y entonces cómo cuadramos las cuentas?

Si lo intentamos realizar de una forma manual, se puede tardar una eternidad - después de todo, hay más de 931 trillones de combinaciones (5 ^ 30).

Aquí es donde Solver puede ser útil ya que puede encontrar la solución óptima para este tipo de problemas sin molestarse demasiado.



domingo, 1 de noviembre de 2015

15 funciones en Excel para cualquier usuario - parte 2

Esta entrada es la segunda parte de una entrada anterior que puede encontrarse en 15 funciones en Excel para cualquier usuario - parte 1.



8. Repetir un carácter en una celda un número de veces determinado

15 funciones en Excel para cualquier usuario - parte 1

Hola

Hoy voy a hablar de funciones. Una de las herramientas más importantes de Excel. Voy a crear una lista de las 15 funciones no muy utilizadas pero que pueden ser muy, pero muy útiles en algún momento. Esta entrada es la parte 1. Pronto habrá una parte 2. Allá va!


1. Quitar los espacios de un texto excepto los espacios individuales entre palabras

domingo, 25 de octubre de 2015

Técnicas para la comparación de 2 listas

Hoy vemos trucos para la comparación de 2 listas, una de las operaciones más comunes que se realizan en Excel. Veámoslo con un ejemplo.
Tenemos 2 listas como las siguientes:


Y queremos comparar las 2 listas, la primera ubicada en el rango F7:F15 y la segunda en el rango H7:H14. Hacemos notar que las 2 listas han sido registradas en el administrador de nombres como lst1 y lst2.
Para ello hay muchas maneras de hacerlo pero vamos a hacerlo con formato condicional. Si no estás muy familiarizado con dicha aplicación de Excel, te recomiendo que veas este tutorial Formato Condicional

Veamos ejemplos de la comparación de listas.

domingo, 18 de octubre de 2015

Técnicas para transponer una tabla en Excel

Hoy quiero hablar de una técnica que un momento determinado puede ser realmente útil. Vamos a ver cómo transponer una tabla mediante el uso de fórmulas en Excel.

La transposición de tablas básicamente implica el devolver los rangos verticales de una matriz como horizontales y viceversa. Veámoslo con un ejemplo. Tenemos la siguiente tabla.

Producción anual de la empresa XXX en 2014



País
Productos
A
B
C
D
E
F
G
Uruguay
3.6
12.7
7.9
13
4
8.5
11.2
Venezuela
4.1
10.4
9.4
17.3
12.6
6.5
2.5
México
4
10.8
2.7
14.2
10.6
3
17.5
Colombia
7
3
19.2
8.4
6.8
18.7
11
Perú
4
17.1
13.2
8.3
5.5
17.6
16.3
Chile
9.8
16.2
8.8
5.7
3.3
5.8
17.3

Transponer la tabla es mostrar esa tabla de la siguiente manera.

Producción anual de la empresa XXX en 2014


Productos
País
Uruguay
Venezuela
México
Colombia
Perú
Chile
A
3.6
4.1
4
7
4
9.8
B
12.7
10.4
10.8
3
17.1
16.2
C
7.9
9.4
2.7
19.2
13.2
8.8
D
13
17.3
14.2
8.4
8.3
5.7
E
4
12.6
10.6
6.8
5.5
3.3
F
8.5
6.5
3
18.7
17.6
5.8
G
11.2
2.5
17.5
11
16.3
17.3

Bueno pues ahora que hemos entendido bien lo que significa transponer una tabla, veamos cómo podemos hacerlo rápidamente en Excel.



domingo, 11 de octubre de 2015

Un gráfico de burbujas que se mueven representando la esperanza de vida & PIB en Excel

Hola a todos los lectores, hoy os quiero mostrar un gráfico de burbujas que decidí hacer en Excel tras ver un video del genial Hans Rosling y sus impresionantes visualizaciones.

Pues aquí lo teneis. Básicamente es un gráfico de burbujas que se mueven a través de los años (a una velocidad que decide el usuario), y que representan la evolución de la esperanza de vida y del PIB a lo largo de 30 años.




He creado un vídeo para que podais ver cómo funciona, y abajo os podreis descargar el archivo para jugar con el.

domingo, 4 de octubre de 2015

Exportando datos de Excel a Word

A veces es necesario conectar Excel y Word verdad? A todos nos ha pasado alguna vez...

Así que hoy quiero dedicar el post a ver cómo exportar nuestros datos a Word.

Para ello he creado un video que lo explica. Échale un vistazo y me comentas que tal te fue. Muchas gracias.

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domingo, 27 de septiembre de 2015

BUSCARV para 2 o más criterios en Excel

BUSCARV es una de las funciones más utilizadas en Excel. La utilizamos todo el rato para traer información de otra tabla, hoja y/o libro. Pero la mayoría de las veces es siempre de acuerdo a un criterio, UNO SOLO. Por ejemplo, en una hoja tenemos una tabla con una lista de artículos con su respectiva comisión, y lo que queremos saber es la comisión que tendremos si selecciono un artículo. Sabemos que con BUSCARV podemos obtener esto fácilmente.



Y si fueran 2 o más criterios??


Bueno, pues ahora vamos a añadir una nueva columna. Imaginemos que la comisión del artículo también depende del color del artículo.

La tabla 1 ahora sería algo así:




A continuación imaginemos que tenemos que calcular la comisión dependiendo del color y del artículo. Por ejemplo, cómo calcular la comisión si el artículo es Toallas y el color Azul. Viendo la tabla sabemos que el resultado es 50%. Pero qué fórmula utilizaríamos para obtener dicho resultado? Pues una de las posibles sería también BUSCARV. Veamos cómo.



domingo, 20 de septiembre de 2015

La ventana de inspección en Excel

Veamos un escenario que seguro que nos es muy familiar a muchos:
estamos construyendo un dashboard, con mucha información. Como es lógico, tiene vinculadas unas hojas de trabajo - con datos, supuestos, cálculos y de resultados. Al hacer cambios en los datos de entrada, estamos constantemente mirando en la hoja cálculos o resultados para comprobar si los números están calculando lo que necesitamos. Verdad, que te has visto en este escenario? Pues este ida y vuelta nos hace perder tiempo. Hay una solución mejor.


Utilizar la Ventana de Inspección!

Lo primero que obviamente te preguntarás es qué es la ventana de inspección. Pues la ventana de inspección en Excel es una herramienta que nos ayuda a supervisar los valores de determinadas celdas con el fin de que siempre tengamos a la vista su resultado aún cuando estemos trabajando en múltiples hojas.

Esta ventana es muy útil cuando se está probando los cálculos / modelo. Cuando se realizan cambios en los valores de entrada/supuestos, la ventana de inspección informa al instante de los valores de salida. Veamos un ejemplo a continuación para entender cómo la ventana de inspección te puede ayudar.

Imaginemos que tenemos unos datos de entrada sencillos, algo así: