Hoy voy a hablar de funciones. Una de las herramientas más importantes de Excel. Voy a crear una lista de las 15 funciones no muy utilizadas pero que pueden ser muy, pero muy útiles en algún momento. Esta entrada es la parte 1. Pronto habrá una parte 2. Allá va!
1. Quitar los espacios de un texto excepto los espacios individuales entre palabras
A veces los datos vienen llenos de obstáculos, sucios, con espacios donde no quieres que haya, verdad? Pues una de las fórmulas más útiles para ayudarte a limpiar tus datos es ESPACIOS (TRIM en inglés).
Esta función quita todos los espacios de una cadena de texto excepto los espacios individuales entre palabras. Veamoslo con un ejemplo.
=ESPACIOS(” El sabio de Excel “) = El sabio de Excel
La función ha quitado esos espacios de antes, de después y de entre media para dejar el texto limpio y listo para analizar.
Enlace: ESPACIOS (TRIM en inglés)
2. Extraer un número determinado de caracteres de un texto, ya sea por la izquierda, por la derecha o en cualquier otro punto
Hay muchas veces en las que se necesita extraer unos cuantos caracteres de un texto, por ejemplo si el texto dice el nombre completo y sólo se quiere el apellido. Para lograr esa extracción tenemos 3 funciones elementales.
A. Para extraer caracteres por la izquierda, usaremos IZQUIERDA (LEFT en inglés)
=IZQUIERDA(“El sabio de Excel”, 6) = ” El sab”
=IZQUIERDA(“Sonia Pérez”, 5) = ”Sonia”
El número refleja el número de caracteres a extraer.
Enlace: IZQUIERDA (LEFT en inglés)
B. Para extraer caracteres por la derecha, usaremos DERECHA (RIGHT en inglés)
=DERECHA(“El sabio de Excel”, 6) = ” Excel”
=DERECHA(“Sonia Pérez”, 5) = ”Pérez”
Donde como antes el número refleja el número de caracteres a extraer.
Enlace: DERECHA (RIGHT en inglés)
C. Para extraer caracteres por cualquier otro punto, usaremos EXTRAE (MID en inglés)
=EXTRAE(“El sabio de Excel”,3,6) = ” sabio”
=EXTRAE(“Sonia Pérez”,3,6) = ”nia Pé”
Ahora los números reflejan cosas distintas. El primer número refleja la posición del primer carácter a extraer, y el segundo número refleja el número de caracteres a extraer.
Enlace: EXTRAE (MID en inglés)
3. Saber qué fecha es hoy rápidamente
Imagina que tenemos una lista de encargos y queremos ver cuáles han de ser distribuidos hoy. Simplemente usaremos la función HOY (TODAY en inglés).
Enlace: HOY (TODAY en inglés)
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4. Averiguar cuál es valor máximo o mínimo de una lista
Excel tiene dos funciones para ello. La función MAX (MAX en inglés) y la función MIN (MIN en inglés)
La función MAX (MAX en inglés) averiguara el valor máximo en una lista determinada. Veamos un ejemplo.
=MAX(2,5,7,8) = 8
Enlace: MAX (MAX en inglés)
La función MIN (MIN en inglés) averiguara el valor mínimo en una lista determinada. Veamos un ejemplo.
=MIN(2,5,7,8) = 2
Enlace: MIN (MIN en inglés)
5. Averiguar cuál es el segundo (o tercero o cuarto...) valor más alto o más bajo en una lista
En el punto 4 hemos visto cómo calcular el valor máximo y mínimo en una lista, pero y si quisiésemos saber el segundo valor más bajo, o el cuarto más alto. Excel tiene dos funciones preparadas para ayudarnos.
La primera de ellas nos ayudará a encontrar el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos. Por ejemplo, el vigésimo número más pequeño.
Por ejemplo:
K.ESIMO.MENOR({1,2,5,3,6}, 4) = 5, indica que el cuarto valor menor de esa lista es el 5.
Enlace: K.ESIMO.MENOR (SMALL en inglés)
La segunda función nos ayudará a encontrar el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos. Por ejemplo, el décimo número más alto.
Ejemplo:
=K.ESIMO.MAYOR({1,2,5,3,6}, 4) = 2, indica que el cuarto valor mayor de esa lista es el 2.
Enlace: K.ESIMO.MAYOR (LARGE en inglés)
6. Convertir un texto a mayúsculas, minúsculas o nombre propio
Excel posee 3 funciones muy útiles para alterar tus cadenas de texto, ya sea para convertir a mayúsculas, minúsculas o nombre propio. Veamoslas.
A. Para convertir tu texto a mayúsculas usamos MAYUSC (UPPER en inglés):
=MAYUSC(“El sabio de Excel”) = EL SABIO DE EXCEL
Enlace: MAYUSC (UPPER en inglés)
B. Para convertir tu texto a minúsculas usamos MINUSC (LOWER en inglés):
=MINUSC(“El sabio de Excel”) = el sabio de excel
Enlace: MINUSC (LOWER en inglés)
C. Para convertir tu texto a nombre propio usamos NOMPROPIO (PROPER en inglés):
=NOMPROPIO(“EL SABIO DE EXCEL”) = El Sabio De Excel
Enlace: NOMPROPIO (PROPER en inglés)
7. Averiguar el número de semana en el año
A medida que pasa el año nos empezamos a perder en qué número de semana estamos en el año. Pues Excel tiene una función para decirte exactamente eso.
Con esta función es fácil saber en qué semana del año por ejemplo estamos hoy, eso dependiendo de si queremos que la semana empiece en domingo o lunes.
NUM.DE.SEMANA(HOY(),1)
Pues ahí va, en la siguiente entrada hablaré de otra 8 funciones muy útiles para cualquier usuario de Excel.
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