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lunes, 22 de junio de 2015

Los filtros en Excel

Los filtros en Excel permiten localizar un conjunto de datos que cumpla con ciertas condiciones. Se suele aplicar cuando tenemos un rango de celdas con datos y se requiere ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

Para entender el porqué de los filtros imagina la tabla de la siguiente imagen.¿Cómo se podría tener una visualización con todas las filas que tienen como región a Norte? La respuesta a esa pregunta se puede hacer con facilidad gracias a los filtros en Excel.



Cómo crear filtros en Excel


Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la pestaña Datos dentro de la sección Ordenar y filtrar.




Una vez pulsado el botón Filtro aparecerán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también se puede localizar en Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

También es posible aplicar el filtro mediante un atajo de teclado, en este caso es CTRL+MAYUS+L.




Cómo utilizar los filtros



Para filtrar los datos hay que elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtro. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una casilla de verificación a la izquierda de cada uno. 





Hay varias opciones para filtrar los datos:

1. De una manera individual

Seleccionar de una manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. En la siguiente imagen se ve los valores filtrados por la región Norte. Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido (región = Norte). Observa que la flecha de filtro de la columna Región ha cambiado para indicarnos que se ha aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.





2. Usar la opción Seleccionar todo

Utilizando la opción Seleccionar todo para marcar/desmarcar todos los elementos de la lista. 


3. Filtrando por varias columnas

Se puede filtrar por varias columnas para así segmentar aún más los datos mostrados en pantalla. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes la región Norte, pero también debo filtrar por los vendedores María y Pablo. Para ello se ha de aplicar esos filtros en la columna Vendedores.


Con el siguiente resultado.




4. Buscando valores con el filtro

Como hemos visto, todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de ellos, pero también existe la opción de usar un cuadro de texto que permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, mira la siguiente imagen:



Como se puede ver en el cuadro de texto para el filtro de la columna región, introduje el texto "este" y Excel automáticamente devolvió los valores que contiene el mencionado texto, en mi caso, Este y Oeste.


Otras opciones de filtro

Aparte de las ya mencionadas opciones también existen otras opciones de filtro dependiendo del tipo de datos que se disponga.

Así pues tenemos:

1. Filtros de número

Si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar los filtros de número como se puede observar en la siguiente imagen:



Como se aprecia en la imagen, los filtros de número ofrecen nuevas posibilidades para el filtrado. Se puede filtrar por un número igual a, no es igual a, mayor que, etc. Al seleccionar una opción un nuevo cuadro de diálogo relacionado a la opción elegida aparece y ahí se ha de especificar el criterio. 


Este cuadro de diálogo sería el que Excel muestra si seleccionas la opción mayor que.


2. Filtros de texto

De igual manera, si Excel detecta que una columna contiene sólo datos de tipo texto, la opción Filtros de texto podrá ser elegida, como muestra la imagen.


Como antes, Excel te ofrece nuevas opciones para el filtro de texto, que al seleccionar abren un nuevo cuadro de diálogo para completar la acción.


3. Filtros de fecha

Si una columna dispone de sólo datos de tipo fecha, Excel lo detectará y facilitará la opción de filtros de fecha. Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como muestra la siguiente imagen:



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4. Filtrar por color

Otra opción es Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que esta opción esté habilitada es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En mi caso, he añadido color de relleno a algunas celdas de la columna No. clientes. 





Al ir al Filtro e intentar aplicar la opción de Filtrar por color se obtiene:



Cómo quitar los filtros


Para quitar un filtro aplicado a una columna se debe hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna representa nombre de la columna elegida. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.



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