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martes, 6 de enero de 2015

Listas desplegables en Excel

La lista desplegable en Excel es una herramienta muy útil que simplifica el proceso de elección de valores para el usuario. Es una técnica muy usada en la que se permite crear listas que tengan como fuente datos ubicados en otra hoja de Excel, con lo que están ocultos de tu hoja principal.

En esta entrada vamos a ver 2 maneras de crear una lista desplegable, en primer lugar, utilizando la validación de datos y después usando el control de formulario.




1. Lista desplegable con validación de datos


Para crear una lista desplegable utilizando la validación de datos, primero vamos a la celda donde se desea ubicar la lista desplegable y a continuación basta con ir a:


Datos > Validación de datos


Queremos por ejemplo crear una lista desplegable que contenga los últimos 15 años, y que el usuario sólo pueda elegir uno. 


Para ello tenemos que tener una lista de los años que queremos incluir en la lista desplegable, en mi caso los tengo en el rango A2:A16. 


Una vez que estás dentro del cuadro de validación de datos, se ha de hacer lo siguiente:


En el menú de Configuración se va a Permitir y se selecciona Lista, y en Origen se selecciona el rango de tus datos, en mi caso =$A$2:$A$16.








Es importante ver que en este caso los datos de origen están localizados en la misma hoja de la lista desplegable, pero esto no tiene que ser así, en más a nadie le gusta ver esa lista de años en un dashboard o presentación, así que los datos de origen pueden estar localizados en otra hoja.


Mira a continuación.








Ahí se puede apreciar cómo los datos de origen pueden estar localizados en otra hoja, en mi caso la Hoja1, y mi lista desplegable está en la Hoja2 en la celda B1. Es más, hasta se podría ocultar la hoja con los datos de origen sin afectar a la lista desplegable. Esta es una técnica muy común en dashboards avanzados con el objetivo de simplificar y sólo mostrar lo verdaderamente relevante.


2. Lista desplegable con control de formulario


Acabamos de ver cómo crear una lista desplegable utilizando la validación de datos, pero también se puede crear una lista desplegable en Excel utilizando el control de formulario llamado Cuadro combinado


Para ello se ha de ir a:


Desarrollador > Insertar > Controles de formulario - Cuadro combinado





Y se agrega a nuestra hoja en la ubicación deseada y con el tamaño deseado. Ahora sólo hay que hacer clic derecho sobre él e ir a Formato de control > Control donde seleccionaremos el Rango de entrada adecuado, el cual será los datos a mostrar en la lista desplegable. La selección estará vinculada a una celda, la cual mostrará la posición del valor elegido en la lista desplegable con respecto al resto de rango de entrada.

Por ejemplo:




El rango de entrada sigue estando en mi Hoja1 en el rango A2:A16. La celda a la que vinculo el control de formulario es la celda B2. En el ejemplo, se ve que el año 2006 está en la posición séptima del rango de entrada.



Bueno pues ahí esta, ya sabéis cómo añadir lista desplegables a vuestros archivos, y éstas pueden tener los datos de origen en la misma hoja u otra distinta.


Para descargarse el archivo pincha en este enlace:


Lista desplegable