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domingo, 2 de agosto de 2015

8 pasos para utilizar la herramienta de Modelo de datos (data modeling) en Excel 2013


Hola, hoy vamos a hablar de la modelación de datos en Excel 2013. Cuando se trabaja con datos externos o se comparte un libro, a menudo los datos termina en varias hojas. Esto añade un grado de dificultad si se quiere convertir los datos a información relevante. Ahí es donde las nuevas herramientas para el modelado de datos de Excel 2013 nos pueden ayudar mucho. Con la construcción de una relación entre las hojas, Excel 2013 hace que el resumir los datos que se distribuyen en varias hojas sea bastante fácil.

Poner en práctica esta nueva característica es fácil, pero funciona sobre todo en un segundo plano. Por esta razón puede ser difícil conseguir entender el cómo implementarlo. Por eso en los próximos 8 pasos, vamos a crear un informe  usando el nuevo modelo de datos de Excel 2013.




1. Definición de la necesidad

La imagen muestra dos hojas con datos relacionados. Como se puede ver, cada registro de los Totales diarios contiene un valor que está descrito por una fecha, por el quién, y la ciudad. La segunda hoja muestra  la Lista de las ciudades y su correspondiente país. Ahora imagina que queremos calcular los totales diarios por país.



Aquí he elegido un ejemplo muy fácil para que se entienda bien cómo funciona, pero habitualmente nuestros datos son mucho más complejos. Verdad?



2. Convertir los datos a tablas

Para utilizar el modelo de datos de Excel, se ha de convertir los datos a tablas. Es bueno asegurarse de que los datos contienen una fila con el encabezamiento. Para entender cómo funcionan las tablas, aquí puedes chequear el tutorial:  Guía sobre las tablas



Una vez convertidos los datos a tablas en las 2 hojas, ahora nombramos las nuevas tablas con algo que sea entendible (en realidad no es necesario nombrarlas pero facilitará el proceso). Para nombrarlas, hacemos clic dentro de una tabla y luego clic en la ficha "Diseño". A continuación, introducimos un nombre significativo en el campo "Nombre de la tabla" como se muestra en la siguiente imagen. Los nombres que les he dado es TablaTotalDiario y TablaCiudades.



3. Encontrar la relación de datos

No hay información de países en los datos con lo que no lo podemos resumir por país. Con el modelo de datos, esto no es un problema. Todo lo que se necesita es una relación entre la tabla con los valores que vamos a resumir con la tabla que contiene el país.y que vamos a usar para resumir esos valores. Una relación es una conexión entre dos tablas basada en una sola columna de ambas. En otras palabras, cuando dos conjuntos de datos comparten una columna similar en los datos, están relacionados por esa columna común. En el caso de nuestro ejemplo, la columna de la Ciudad relaciona los dos conjuntos de datos.


4. Creamos la relación

La creación de una relación entre dos conjuntos de datos es algo nuevo en Excel 2013, es bastante fácil de usar. Para crear una relación entre las dos tablas se ha de hacer lo siguiente:

  • Vamos a la hoja 1
  • Haga clic en "Relaciones" en el grupo "Herramientas de datos"

  • Hacemos clic en "Nuevo"

  • En la primera lista desplegable, en "Tabla" seleccionamos TablaTotalDiario.
  • En el menú desplegable de la "Columna (externa)", elegimos Ciudad.

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  • En "Tabla relacionada", seleccionamos TablaCiudades.
  • En el menú desplegable de la "Columna relacionada (principal)", elegimos Ciudad y le damos a "Aceptar".

  • La relación se ha creado y el modelo de datos está listo para su uso. Ahora por último hacemos clic en "Cerrar".

5. Insertamos una tabla dinámica

Para resumir los valores, vamos a introducir una tabla dinámica. Si necesitas el tutorial sobre tablas dinámicas, aquí lo dejo: Guía sobre las Tablas Dinámicas en Excel (Pivot Tables en inglés).

Hacemos clic la tabla "TablaTotalDiario" y hacemos clic en la ficha "Insertar" > "Tabla dinámica". Excel mostrará el cuadro de diálogo de la siguiente imagen y hacemos clic en "Aceptar".


6. Agregamos la segunda tabla

En estos momentos la tabla dinámica sólo evalúa una tabla: TablaTotalDiario. Para añadir TablaCiudades se hace lo siguiente:

  • Hacemos clic en MÁS TABLAS... 

  • Excel nos mostrará el siguiente mensaje:
  • Al hacer clic en "Sí" Excel nos aplicará la nueva funcionalidad de modelo de datos.
  • Como se puede ver en imagen, ambas tablas son ahora parte de la estructura de la tabla dinámica.



7. Es hora de agredas los campos a la tabla dinámica


En primer lugar, hacemos clic en la flecha de ampliar a la izquierda de TablaTotalDiario para ver sus campos. Hacemos lo mismo con la segunda tabla.



Ahora por ejemplo seleccionamos Ventas y País.


Con el siguiente resultado:



La relación ha sido creada, ahora puede utilizar el campo país como si estuviera en la primera tabla.

Por ejemplo así:


O así:



8. Bonus

¿Notaste el icono de lupa en la imagen anterior? Al hacer clic en ella nos permitirá profundizar más en los datos que no son visibles actualmente. Digamos que hacemos clic en este icono con el valor César seleccionado, lo que Excel nos muestra es el cuadro de diálogo siguiente. 


Excel nos ofrece la opción de "Rastrear a Ciudad", con el siguiente resultado:


Ve cómo Excel ha colocado a César en el filtro y las ciudades en Filas.



Y eso es todo. Acabamos de ver cómo funciona el nuevo Modelo de Datos en Excel 2013.


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