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domingo, 26 de marzo de 2017

Listas personalizadas para ordenar en Excel

Usas las listas personalizadas? No? Pues ya verás lo útiles que pueden ser. Yo admito que no las usaba y cuando las descubrí empecé a pensar en el tiempo que me podría haber ahorrado algunos días si lo hubiera sabido... así que... sigue leyendo!



Con la opción de ordenar se puede ordenar los datos (texto, números, fechas, etc.) en orden ascendente / descendente o alfabético, pero ¿qué pasa si desea tener sus propios criterios de clasificación? O por ejemplo, como en la tabla anterior, por meses si no están registrados como fechas sino como texto.


En ese caso la opción de Orden Personalizado viene a rescatarnos, y con este pequeño truco se pueden ahorrar incontables horas de trabajo manual

Vamos a verlo.


Imaginando que nuestos datos son los siguientes:


En este caso, los meses están introducidos como texto (no fecha) por lo que sólo se podría ordenar alfabeticamente, con lo que no nos valdría. Lo que queremos es ordenarlo por mes y por venta de menor a mayor.

Esto se podría hacer añadiendo un indice (el valor del mes) para cada mes y ordenándolo así, pero imagina que tuviesemos miles de datos! Un horror!

O mejor se podría usar un BuscarV para asignarle ese valor a cada mes...

Pero hay otra manera mejor!

Y cómo lo podríamos hacer rápido?

La solución es crear una lista de ordenacion personalizada.

Veamos cómo:

1) Anotamos el orden de clasificación en cualquier parte de la hoja de cálculo

2) Abrir listas personalizadas desde las opciones de Excel

Vamos a Archivo >> Opciones



Dentro de Opciones vamos a Avanzadas.




Dentro de Avanzadas, vamos hacia abajo a la sección General, donde hacemos clic en Modificar Listas Personalizadas



3) Importamos la lista de la hoja de cálculo en el cuadro de lista personalizada



Nuestra hoja de Excel, debería tener la lista donde queremos la nueva clasificación. En mi caso los meses ordenados correctamente están en K4:K15.

Elegimos NUEVA LISTA, y en el area para importar seleccionamos nuestra clasicficación a Importar, y le damos a Importar.

Y después a Aceptar. Y salimos de las opciones.


4) De vuelta en Excel, seleccionamos nuestra tabla a Ordenar y vamos a Ordenar y Filtrar >> Orden personalizado



Nuestra Lista Personalizada que acabamos de crear estará ubicada la última, la seleccionamos y le damos a Agregar.


Y ahora añadimos el segundo niverl de ordenación, por ventas de menor a mayor.



Y voilá!!!

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