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lunes, 6 de marzo de 2017

Métodos para eliminar los duplicados en nuestros datos de Excel

Hola de nuevo

Hoy vamos a hablar de duplicados en Excel, o mejor dicho, de cómo eliminarlos fácilmente

Al trabajar con grandes conjuntos de datos, los valores duplicados son siempre un problema.

No importa cómo lo hagas, o de dónde vengan los datos, siempre habrá algunos valores duplicados en los datos. Pero la buena noticia es que, en Excel, puedes encontrarlos, resaltarlos y eliminarlos en poco tiempo. Hoy, veremos 4 métodos fáciles para calcular el valor de duplicados en Excel.

Entonces empecemos.

Imaginemos que tenemos datos como los siguientes:



Un conjunto de datos normales, con número de venta, fecha y cantidad.

En esa tabla hay duplicados. Veamos cómo quitarlos fácilmente utilizando 4 métodos.





1. Con la opción de Quitar duplicados


Existe una opción predeterminada en Excel para eliminar valores duplicados. Con esto, puede eliminar valores duplicados en un flash. Estos son los pasos.


  • Seleccionamos la columna desde la que quiere eliminar los valores duplicados (aquí estoy seleccionando la columna de ventas).
  • Después de eso, vayamos a la pestaña Datos -> Herramientas de datos -> Quitar duplicados.



Una vez que hacemos clic en "Quitar duplicados", veremos una opción pop-up.



Desde esta opción, se puede seleccionar:
  • Ampliar la selección
  • Continuar con la selección actual


Seleccionamos "Ampliar la selección", y hacemos clic en "Quitar duplicados".
y ya está! Enhorabuena, ahora ya no hay valores duplicados en los datos.


Diferencias entre "Ampliar la selección" y "Continuar con la selección actual"

- Ampliar la selección: Esto considerará toda la fila mientras comprueba los valores duplicados. Si hay un valor duplicado en una celda, pero el resto de las celdas tienen valores únicos entonces no se considerará como una entrada duplicada.

- Continuar con la seleccion actual: Eliminará duplicados de la columna seleccionada sin considerar valores de otras columnas. Pero en realidad, no es una buena idea usar esta opción.


Pros:


  1. Este método es super rápido. Sólo necesitas unos cuantos clics.
  2. Eliminará automáticamente los valores duplicados.



Contras:

  1. No se puede revisar los valores duplicados de los datos
  2. Los datos deben ordenarse antes de eliminar los duplicados


2. Con la función CONTAR.SI


Un método avanzado para eliminar valores duplicados en excel. Y, además, mi favorito, ya que las fórmulas y yo tenemos una relación de amor integral (^_^). Sólo tenemos que seguir estos sencillos pasos.


  • Introduzca la fórmula anterior en la tabla de datos.
  • Ahora, arrastramos esta fórmula hasta la última fila de los datos.
  • Filtramos la columna y seleccionamos los valores que son más de 1.





  • Todos los valores que se han seleccionado están en duplicado.
  • Se pueden revisar y luego eliminarlos.



Pros:


  1. Es una configuración que no se tiene que aplicar una y otra vez.
  2. Es un método dinámico, se actualizará con los datos.



Contras:


  • Aplicar fórmulas puede ser confuso a veces.
  • Se pueden comprobar los valores duplicados de una sola columna a la vez. Tienes que extender la fórmula para comprobar otras columnas.

Para ver otros usos de la función CONTAR.SI, recomiendo ver este enlace: 



3. Resaltando con el formato condicional



Se puede resaltar valores duplicados con un color. Sí, el formato condicional puede ayudar a resaltar los valores duplicados y, después de eso, se pueden revisar y eliminarlos.

Para ver éste método se puede ir al siguiente enlace:



Pros:

  1. Es rápido y fácil.
  2. Se puede revisar los valores duplicados antes de eliminarlos.
 

Contras:

  1. No es dinámico, se tiene que actualizar el formato condicional al actualizar sus datos.
  2. Se deben eliminar los valores duplicados manualmente.


4. Con tablas dinámicas


Tal vez suene extraño utilizar una tabla dinámica para averiguar los valores duplicados de los datos, pero aún así veamos cómo se puede hacer esto. Aquí estoy usando los mismos datos que hemos usado en los métodos anteriores.

Siguamos estos pasos.

  • En primer lugar, hay que insertar una tabla dinámica.
  • Y después de eso, usando el cuadro de diálogo de campos de tabla dinámica, añada número de ventas en el campo "filas".
  • De nuevo, seleccione este campo y agréguelas al campo "Valores".
  • Ahora, cambie la configuración del valor a "Cuenta".
Para entender las tablas dinámicas mejor, aquí les dejo mi tutorial sobre ellas. 





  • La tabla dinámica nos queda tal cual 


  • En esta tabla dinámica, todas los números de venta donde el recuento es más de 1 están en duplicado en los datos.



Ahora, se pueden revisar los valores duplicados de los datos sin procesar y eliminarlos en consecuencia.

Pros:

  1. Configuración de una sola vez.
  2. Una tabla dinámica es dinámica si utiliza la actualización automática.
 

Contras:

  1. No pueden eliminar directamente valores duplicados.
  2. Se ha de eliminar los valores manualmente.


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