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domingo, 28 de mayo de 2017

10 trucos para escribir mejores fórmulas en Excel - 1a parte

Hola, hoy quiero hacer una entrada que tendrá 2 partes. Se trata de buenos trucos que he aprendido y encontrado por internet para que puedas mejorar cómo escribes una de las funciones más importantes de Excel, las fórmulas!

Éstos son algunos de los mejores consejos para ayudarte a trabajar más rápido y a escribir mejores fórmulas en Excel!

La primera parte (ésta) constará de 5 consejos y la segunda parte tendrá otros 5 consejos.



Empezamos!



1. Entender cómo funcionan los "Modos de Celda"





Cuando se empieza a escribir una fórmula, Excel está en modo listo, así que con las teclas de flecha se puede seleccionar las celdas a incluir en la fórmula.





El problema se produce cuando se está en el modo Modificar (presionando F2) las teclas de flecha dejan de funcionar. Todo lo se que tiene que hacer es presionar F2 una vez más y Excel vuelve a entrar en este modo (las teclas de flecha vuelven a empezar a trabajar y seremos capaces de seleccionar las celdas otra vez)





Utilizar el teclado (teclas de flecha) aumenta la productividad comparado con utilizar el ratón.


2. Conversión de fórmulas a texto


A veces se necesita la fórmula como texto y no se quiere que la fórmula se ejecute al pulsar Intro. Para conseguir ésto, voy a mostraros 3 maneras de hacerlo


A) Inserción de un apóstrofe al inicio de la fórmula





B) Cambiar el formato de celda a texto




  • Seleccionamos la celda
  • En la lista desplegable Formato de número, elegimos texto
  • A continuación, presionamos F2 en la celda y presionamos Enter. La fórmula se mostrará y no el resultado


3. Usando FORMULATEXTO para extraer fórmulas

Esta función está disponible a partir de Excel 2013 y  puede extraer la fórmula utilizada en la celda.






3. Dejar la última parte de BUSCARV vacía




  • Se ha de tener en cuenta que he introducido una coma y dejó la última parte de la BUSCARV vacío. Significa lo mismo que escribir FALSO o 0 (cero)
  • Pero si no se aplica una coma al final, BUSCARV considera que es VERDADERO o 1 (es decir, coincidencia aproximada)



4. Evalúa la Fórmula utilizando F9, F5 y el Evaluador de Fórmula


Utilizamos F9 para evaluar una parte de la fórmula.



  • Seleccionamos la parte que desea evaluar
  • Presionamos F9
  • Asegúrate de pulsar Esc después de eso, de lo contrario la fórmula cambiará las referencias de celda a los valores


Utilizamos F5 para saltar a un rango / celda 


Siempre que esté tratando con fórmulas grandes y desea estar seguro de si se ha vinculado las celdas correctamente, se puede saltar a las celdas con la tecla F5




  1. Seleccionamos la dirección / rango de la celda a la que desea saltar
  2. Presionamos la tecla F5 para abrir el cuadro Ir a.
  3. Notaremos que la dirección de la celda se copia automáticamente en el área de referencia
  4. Presionamos Aceptar
  5. Saltarás automáticamente a esa celda


Utilizamos la herramienta Evaluador de fórmulas





  • Seleccionamos la celda que deseamos evaluar
  • Utilizamos el atajo ALT + U + U para abrir el cuadro de fórmulas de evaluación. También se puede encontrar en la pestaña Fórmulas
  • Hacemos clic en el botón Evaluar para evaluar la fórmula paso a paso
  • Incluso se puede hacer clic en el botón Paso a paso para entrar en si se desea avanzar dentro de la fórmula

Evaluar Fórmula es una gran herramienta que personalmente uso mucho para entender el funcionamiento de fórmulas grandes y complejas




5. Utilizamos la Ventana Inspección para rastrear sus celdas en vivo


Si se tienen algunas celdas críticas para un informe de Modelo Financiero / MIS o para un Panel que siempre se desea echarles un ojo, la Ventana Inspección es una gran herramienta para ésto. 


  • Hacemos clic en la Ventana Inspección (a la derecha) en la pestaña de fórmulas
  • Hacemos clic en Agregar inspección y agregamos las celdas a la ventana inspección
  • Puesto que la Ventana Inspección estará abierta siempre (a menos que se cierre), cualquier cambio en la celda se reflejará en la ventana inspección. La parte buena es no se tiene que ir a esa celda para rastrear los cambios

Para más información sobre la Ventana Inspección aquí dejo este enlace:




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