Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la cinta de opciones
Lo primero que se ha de hacer es seleccionar el rango de celdas al cual se le quiere dar formato:
Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.
También se puede presionar directamente CTRL+1 para obtener el mismo resultado.
Una vez hecho clic en la flecha, el cuadro de diálogo Formato de celdas se abrirá, y ahora vamos a la pestaña Fuente.
En esta pestaña se puede cambiar la fuente, el estilo, el tamaño, el color, el subrayado y darle efecto. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.Esto es de mucha utilidad a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que se requiere.
Veamos en más detalle todas estas opciones.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el 
delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos están disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha se abre una lista desplegable donde tenemos que elegir un tipo de subrayado. Las opciones son: Ninguno, Simple, Doble, Simple contabilidad, Doble contabilidad.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra al lado de cada opción
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que tu versión de Excel tiene por defecto.
Utilizando la Cinta de opciones:
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. También se puede activar/desactivar la Negrita con el atajo de teclado CTRL+N.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. El atajo de teclado en este caso CTRL+K.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. El atajo de teclado en este caso CTRL+S.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Con estos botones se puede incrementar/reducir el tamaño. Cada clic supone un punto arriba/abajo.
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