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miércoles, 18 de febrero de 2015

Formato condicional - técnicas avanzadas - 1. Creación de Dashboards intuitivos

En esta serie de entradas que he llamado técnicas avanzadas vamos a ver 3 ejemplos muy prácticos de cómo usar el formato condicional y obtener resultado bastante buenos.

Los 3 ejemplos son:



  • 1. Creación de Dashboards intuitivos
  • 2. Resaltando gráficos dentro de la celda creados con la función REPETIR()
  • 3. Planes de proyecto simples / gráfico de Gantt 
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1. Creación de Dashboards intuitivos


Veamos el siguiente ejemplo. Imaginemos que tenemos la siguiente tabla de ingresos anuales por ciudad y el % de gastos sobre los ingresos.


Esta tabla simplemente tiene los datos sin procesar, visualmente cuesta un poco ver si los ingresos van subiendo o no, cómo va cambiando el % gastos por ingresos. Obviamente se podrían hacer gráficos para visualmente mostrar esa información, pero también es verdad que en esta misma tabla se pueden incorporar elementos para una lectura visual más fácil.
Vamos a aplicar una fórmula y un poquito de formato condicional. 





Queda mejor verdad? Además te permite ver en rojo los años en que los ingresos bajan, y en el que el porcentaje de gastos por ingresos suben. En azul se ven los años en el que los ingresos han subido y en verde  el porcentaje de gastos por ingresos han bajado. Todo eso con respecto al año anterior. Además hemos añadido triángulo que ayuden al usuario entender la información.

Y cómo se hace??

Muy sencillo, partiendo de nuestra tabla de origen, ubicada en el rango B6:J15.

Se creara una nueva tabla que enlace con la original pero que hagan un pequeño cálculo, del mismo tamaño pero en el que en vez de los valores originales, tengamos una fórmula apuntando al valor original.

Si en mi tabla original el valor de Madrid para el año 2010 es de 4350 y está en la celda C10, la réplica en mi segunda tabla será una fórmula como la siguiente:

=REDONDEAR(C10,0) & " " &  SI(C9<C10,"▲", SI(C9=C10,"●","▼"))

Esta fórmula lo que hace es concatenar el valor con el triángulo adecuado dependiendo de si ha subido/bajado con respecto al año anterior.

Si no entiendes la fórmula, recomiendo mirar estos enlaces:





Para la parte del porcentaje de los gastos sobre los ingresos, la fórmula para la celda G23 será:

 =REDONDEAR(G10*100,0) & "% " &  SI(G9<G10,"▲", SI(G9=G10,"●","▼"))

que hace lo mismo que la anterior pero añade el %.


A continuación se copian esas fórmulas en el resto de la tabla y la tabla quedaría así:


Una vez calculada la tabla réplica, se aplica el formato condicional. 4 reglas se aplican. 2 para los ingresos mensuales (azul si suben, rojo si bajan) y 2 para el % gastos por ingresos (rojo si sube y verde si baja)


Y ya está. Tenemos una tabla que visualmente te dice mucho más que la original.

Buen trabajo!


Para descargarte el archivo pincha aquí:   Dashboards intuitivos

Para ir al menu del tutorial sobre formato condicional haz click aquí.



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