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lunes, 23 de marzo de 2015

Lista dinámica para lista desplegable

Un usuario me preguntó el otro día cómo tener una lista dinámica en una lista desplegable. Mira las siguientes imágenes para entender de lo que se trata.





Lo que vamos a mostrar es cómo se puede actualizar la lista desplegable cada vez que se introduce un país nuevo, y que por lo tanto muestre la nueva adición.



Veamos cómo se hace


1. Tener una columna con los datos necesarios que será la que alimente la lista desplegable.


En mi caso se puede observar como la columna A será la que contenga los países que serán los que se muestren en la lista desplegable.





2. Crear una lista desplegable con la fórmula necesaria


Ahora creamos una lista desplegable (ver enlace Listas desplegables en Excel si aún no sabes cómo se hace).

La diferencia es a la hora de indicar el origen para la lista desplegable, en vez de un rango de celdas se utilizará la siguiente fórmula.

=DESREF($A$1,1,0,CONTARA($A:$A)-1,1)

Para entender esa fórmula hay que entender la función DESREF (OFFSET en inglés)

Lo que se intenta hacer es devolver un rango para la lista desplegable, que recoja sólo datos que no estén en blanco de la columna A, empezando por la segunda celda, ya que el encabezado está en la primera, de manera que cada vez que se introduzca un país nuevo, el rango quede actualizado automáticamente y por tanto la lista desplegable también.

La función CONTARA (COUNTA en inglés) lo que hace es contar los valores que no estén vacíos.

Ahora se introduce la fórmula en la validación de datos.






Y ya estaría hecho. Ahora cada vez que se añada un país nuevo será mostrado automáticamente en la lista desplegable.

Añadiendo Colombia en la columna A...




Se muestra en la lista desplegable automáticamente.




También se puede....



En vez de introducir la fórmula directamente en la lista desplegable, se puede introducir asignándole un nombre. Por ejemplo, asignemos el nombre Países a esa fórmula.

Vamos a Datos > Asignar nombre. 




Y ahora en la lista desplegable, en vez de introducir la fórmula se introduce el nombre que acabamos de crear.




Obteniendo el mismo resultado, aunque de una manera más limpia y nítida.


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